استانداردهاي خريد نرم‌افزارهاي حسابداري

تکنولوژي در حال حاضر نقش بسيار مهمي را در تجارت ايفا مي کند. افزايش حجم فعاليتهاي تجاري بدون توسعه نرم افزارهاي کامپيوتري امري ناممکن به نظر ميرسد. هم اکنون تعداد زيادي نرم افزار حسابداري در بازار وجود دارند که هر يک داراي امکانات و قيمت متنوعي مي‌باشند. اما در هنگام خريد نرم افزار حسابداري چه نکاتي را بايد درنظر گرفت و چه استانداردهايي براي يک نرم افزار حسابداري وجود دارند؟

اصولا در تمامي برنامه‌هاي حسابداري فرم‌هاي مشترکي نظير فرم ثبت سند حسابداري، تعريف کدينگ حسابداري، فرم ثبت فاکتور خريد و فاکتور فروش ، ثبت چک‌هاي و اسناد دريافتني و پرداختني ، فرم‌هاي مربوط به رسيد انبار و حواله انبار ، تعريف واحد سنجش و ... وجود دارد. آنچه حائز اهميت است امکاناتي است که در هر يک از فرم‌ها وجود دارد و آيا اين امکانات جوابگوي نيازهاي شرکت استفاده کننده مي‌باشد. مثلا اگر شرکت شما در حد يک خريد و فروش ساده کار ميکند، وجود فيلدهاي کل، معين و تفصيلي در فرم ثبت سند حسابداري، و فرم خريد و فروش که همزمان ورود و خروج کالا را نيز ثبت ميکند جواب کار شما را مي‌دهد. اما اگر شرکت شما به‌صورت پروژه‌اي کار ميکند، به فيلد تفصيلي شناور در حسابداري و رسيد و حواله در انبار و فرم انتقال انبار به انبار و انبار گرداني نياز داريد.

از طرفي ديگر در نظر گرفتن امکاناتي مطابق با قوانين معاملات تجاري و سازمان مالياتي در هر نرم‌افزار ضروري مي‌باشد. وجود گزارشات تراز مالي، دفاتر کل و روزنامه در حسابداري، و فيلدهاي ثبت ماليات بر ارزش افزوده و چاپ رسمي دارايي در فاکتورهاي خريد و فروش از جمله اين امکانات مي‌باشند.

مسئله ديگر سرعت و امنيت در ورود اطلاعات مي‌باشد. شرکتي که در طول روز فقط 10 فاکتور و سند در سيستم ثبت ميکند و شرکتي که در روز مداما مشغول ورود اطلاعات مي‌باشد از نظر نياز نرم‌افزاري با هم متفاوت مي‌باشند. بانک اطلاعاتي مورد استفاده نرم افزار نقش مهمي را در اين امر ايفا مي‌کند. مثلا بانک اطلاعاتي اکسس از لحاظ سرعت و امنيت نگهداري اطلاعات بسيار ضعيف مي‌باشد. در مقابل بانک اطلاعاتي SQL Server در اين زمينه بسيار قوي عمل ميکند و امکانات بي‌شماري نظير بک‌آپ گيري اتوماتيک از اطلاعات شرکت در زمان تعيين شده توسط خود شرکت دارد که درصورت استفاده نرم‌افزار از اين امکانات، برنامه بيش از پيش ارزش پيدا ميکند.

در نهايت، نحوه خدمات رساني و پشتيباني از نرم افزار از لحظه فروش تا آموزش و استقرار کامل سيستم در شرکت‌ها بسيار مهم مي‌باشد. زماني که صرف مي‌شود تا مشکلي که براي شما پيش آمده رفع گردد معيار امتياز دهي به پشتيباني يک شرکت مي‌باشد. ميزان آزاد بودن خطوط پشتيباني و استفاده از امکاناتي که بتوان از طريق اينترنت به سيستم مشتري وصل شده و مشکل را رفع نمود يکي از برتري‌هاي پشتيباني محسوب مي‌گردد. بهتر است هنگام خريد ليستي از مشتريان يک شرکت نرم افزاري را تهيه و با آنها تماس گرفت و از نحوه پشتيباني آن شرکت در طول مدت بهره‌برداري از نرم آفزار سوال نمود.

در آخر پيشنهاد مي‌شود حتما متناسب با ميزان فعاليت خود براي نرم‌افزار خريداري شده هزينه کنيد. چنانچه کار شما کم و سبک مي‌باشد از نرم‌افزارهاي با هزينه پايين استفاده کنيد و چنانچه کار شما سنگين و حجم مبادلات آن بالا مي‌باشد سراغ نرم افزارهايي با امکانات بيشتر و داراي بانک اطلاعاتي قوي‌تر که انجام تغييرات را در نرم‌افزار مي‌پذيرند برويد. لازم به ذکر است طول مدت پشتيباني که در هنگام عقد قرارداد در آن ذکر مي‌شود مهم نيست بلکه کيفيت اين خدمات بايد مورد توجه قرار گيرد. شرکت‌هايي که هزينه پشتيباني را در زماني که کاري براي شما انجام مي‌دهند، ميگيرند به کمتر شدن هزينه صرف شده براي نرم‌افزار به شما کمک ميکنند.

 





محصولات مرتبط :



مقالات مرتبط :

درخواست تماس