همانگونه كه در اكثر شركتها، موسسات و سازمانها مصطلح مي باشد، باشگاه به معني گردهمايي گروهي از افراد در يك تشكل منسجم مي باشد. بدين معنا ميتوان باشگاه مشتريان را به معناي گردهمايي گروهي از مشتريان يك سازمان، موسسه يا شركت يا يك برند خاص معني كرد كه اين گردهمايي داراي مفهوم خاصي مي باشد. نرم افزار باشگاه مشتريان در جهت تامين نيازها و منفعت بيشتر براي مشتريان بوده و باعث بيشترشدن ارزش مشتري و در نتيجه بوجود آمدن حس وفاداري آنها به مجموعه خواهد بود . در اين راستا با مفهومي به نام برنامه وفاداري آشنا ميشويم . اين مفهوم را نبايد با باشگاه مشتريان يكي دانست، زيرا برنامه وفاداري يكي از قسمتهاي باشگاه مشتريان بوده و در واقع زير مجموعه باشگاه مشتريان مي باشد. برنامه وفاداري را مي توان اينطور تعريف نمود : ايجاد تعهدي عميق براي مشتري در جهت خريد مجدد يا انتخاب محصول يا خدمات ديگري از مجموعه به طور مستمر، با توجه به وجود رقبا و تلاش آنها در جهت تاثير گذاري بر روي مشتري.
اما نرم افزار باشگاه مشتريان علاوه بر ايجاد برنامه وفاداري داراي ويژگيهاي ديگري نيز مي باشد. بعنوان مثال: ارتباط مشتريان با يكديگر از طريق گفتگو كه مي تواند به روشهاي مختلف باشد، ارزش گذاري بر پايه ايجاد منافع مادي و معنوي با هدف ايجاد يك رابطه عاطفي بين مشتري و عرضه كننده خدمات يا كالا و .....
نرم افزار باشگاه مشتريان بصورت هدفمند و با برنامه ريزي منظم و پيوسته در جهت كسب منفعت براي مشتري و عرضه كننده محصول عمل مي كند. بدينصورت كه پس از جمع آوري اطلاعات مربوط به مشتري، تاريخ مناسبتها، علايق شخصي و درخواستهاي آن مشتري، بصورت گام به گام و با در نظر گرفتن نيازهاي شخص، آن نياز ها را به شكلي كه هم مشتري منتفع شده و هم فروشنده نيز در جهت فروش بيشتر گام بردارد، به مشتريان عرضه مي دارد كه همانطوركه اشاره شد، اين برنامه در قالب برنامه وفاداري با ايجاد پروموشنها، جوايز و ..... براي مشتريان خاص انجام خواهد شد . در جهت اجراي اين هدف باشگاه مشتريان كه تكرار خريد مشتري و راضي بودن مشتري از خريد خود و همچنين داشتن اطلاعات بيشتر از مشتري به منظور ارائه خدمات بهتر كه اصطلاحا به آن داده كاوي (data mining) مي گويند، مي بايست با ايجاد يك استراتژي خاص بين مشترياني كه عضو اين باشگاه هستند و آنهايي كه عضو نيستند تفاوت قايل شد . هر مشتري كه از مجموعه خريدي انجام مي دهد لزوماً عضو باشگاه مشتريان نيست. براي عضويت در باشگاه مشتريان مي بايست عضويت داوطلبانه، شرط سقف خريد و ..... در نظر گرفته شود و بسيار مهم است كه ايجاد باشگاه در جهت اهداف تشكيل آن باشد.