در مقاله قبلي در مورد سازماني با رويكرد خدمات مراقبتي صحبت شد كه در اين سازمان با توجه به راه اندازي نرم افزار CRM پيشرو به بررسي نحوه راه اندازي نرم افزار CRM پيشرو در آن سازمان و نتايج آن پرداختيم.
در اين سازمان پس از چينش ساختار سازماني، روند موجود بررسي گرديد و با توجه به تغييراتي كه در اين روند داده شد روالهاي مختلفي تعريف و طراحي گرديد. يكي از اين روالها روند عقد قرارداد جديد است:
همانگونه كه در شكل ملاحظه ميگردد با توجه به تماس مشترك و ثبت تماس مشتري از طريق تيكت مشترك وارد اين روال ميگردد. لازم به ذكر است كه اين ورود مشترك در نرم افزار CRM پيشرو ميتواند از طرق مختلفي صورت پذيرد به عنوان مثال از طريق تلفن؛VOIP ؛ ثبت تيكت در سايت ؛ حضور شخص در سازمان و ... .
پس از اينكه مشترك و مشخصات مربوط به مشترك در سيستم ثبت شد با توجه به روال تعريف شده دو حالت براي اين مرحله در نظر گرفته ميشود حالت اول زماني است كه مشترك به مرحله ((پروسه نگهداشت مشترك در سيستم)) رفته و حالت دوم زماني است كه مشترك به مرحله ((بازيابي)) ميرود. نرم افزار CRM پيشروقابليت اين كار را به طراح ميدهد كه در طراحي سيستم بتواند براي هر مرحله حالات مختلفي را در نظر بگيرد. در مرحله نگهداشت پس از توافقات اوليه با مشترك شخص به مرحله ((تاييد مراقب)) ميرود. در اين مرحله مراقب به منزل مشترك رفته و پس از يك بازه زماني؛ اگر مشترك مراقب را تاييد نمود بر اساس تعريف روال در نرم افزار CRM پيشرو به مرحله (( ثبت قرارداد و انجام امور مربوطه)) رفته و قرارداد با مشترك بسته ميشود. با بسته شدن قرارداد مرحله ((صدور فاكتورهاي مالي و حسابداري)) فعال ميگردد. آنچه كه در اين ميان قابل ذكر است اين است كه در هر مرحله واحد انجام دهنده و شخص مسئول و همچنين زمان انجام اين تيكت مشخص ميگردد. همينطور ميتوان براي هر مرحله پيامك مرتبط با آن مرحله را نمايش داد. نمونه اين موضوع در شكل مشخص گرديده است:
پس از اينكه صدور فاكتور صورت پذيرفت، مراحل بعدي مانند ((تاييد مالي)) و ((كنترل نهايي مشتري)) صورت ميپذيرد و پس از آن، اين مشترك به مرحله ي و در واقع روال ((نگهداشت مشتري)) ارجاع داده ميشود. كه اين مرحله خود يك روال بوده و در آن نحوه نگهداري مشترك در سيستم طراحي گرديده است. حال در آخرين مرحله مشترك به مرحله (( تمديد قرارداد)) ارجاع داده ميشود كه در اين مرحله نيز با توجه به اينكه داراي يك روال در جهت تمديد قرارداد ميباشد، و نحوه تمديد قرارداد در ان مشخص گرديده است، تمديد قرارداد صورت پذيرفته، بنابراين گردش اين روال كامل ميگردد. همانطور كه در تعريف اين روال مشخص گرديد نرم افزار CRM پيشرو داراي قابليت هاي فراواني جهت پياده سازي انواع فرآيندها در سازمانها داشته و اجازه انجام كليه امور مربوط به سازمانها را در قالب تعريف فرآيند به مديران اين سازمان ميدهد.