در واحدهاي تجاري امروز عمليات مربوط به حسابداري در دو بازه زماني انجام ميشود.
- يكي در طي دوره مالي تعيين شده
- ديگري در پايان هر دوره مالي
اولين عمليات حسابداري كه در طي دوره انجام ميشود شامل جمع آوري اطلاعات مالي واحد تجاري و تجزيه و تحليل آنها و تحليل عملكرد واحد تجاري است. در اين مرحله حسابهاي مناسب با ماهيت صحيح جهت ثبت كل معاملات و عمليات مالي واحد تجاري تعيين شده و در دفاتر روزنامه ثبت ميگردند.
پس از آن در انتهاي دوره مالي دومين عمليات حسابداري انجام ميشود كه شامل انتقال كليه عمليات هاي مالي از دفتر روزنامه به دفتر كل ميباشد. و در اين مرحله در صورت تعيين ماهيت صحيح و ثبت كامل اطلاعات در طي دوره به راحتي ميتوان صورتهاي مالي مورد نياز را تهيه نمود و نهايتا با اختتام سال مالي مانده هاي حساب به دوره بعد منتقل ميگردد.
اختتام سال مالي
از جمله فعاليت هاي مهم حسابداران در انتهاي دوره مالي بدست آوردن سود و زيان آن دوره و ارائه گزارشات به صاحبان واحد هاي تجاري ميباشد . بهترين راه براي حصول اين نتيجه استفاده از نرم افزار حسابداري پيشرو ميباشد .
اختتام سال مالي شامل دو مرحله مي باشد:
1- بستن حسابهاي موقت به يك حساب دائم : در اين مرحله حسابهاي موقت بسته مي شود، يادآوري مي شود كه حسابهاي موقت همان حسابهايي هستند كه در گروه تراز آزمايشي نوعشان موقت ذخيره شده است. براي مثال درآمدها وهزينه ها. در اين مرحله مي بايست مشخص شود كه حسابهاي موقت به چه حسابي بسته مي شوند. حساب مورد نظر كه حسابهاي موقت به آن بسته ميشوند خود به عنوان يك حساب دائمي تعريف مي شود.
2- بستن حسابهاي دائم: بعد از بستن حسابهاي موقت نوبت به بستن حسابهاي دائمي ميرسد. در اين مرحله سيستم حسابهاي دائمي سال را مي بندد به اين صورت كه حسابهاي كه داراي مانده بدهكار هستند را بستانكار و حسابهايي كه داراي مانده بستانكار هستند را بدهكار مي كند.
نرم افزار حسابداري پيشرو به حسابداران اين امكان را ميدهد كه به دو روش در انتهاي دوره مالي، اختتام سال مالي را انجام دهند:
در هنگام اختتام در نرم افزار پيشرو پيغام نمايش داده ميشود" آيا مايل به انتقال به ديتابيس جديد مي باشيد" و در صورت انتخاب بلي حالت اول و در صورت انتخاب خير حالت دوم ادامه پيدا خواهد كرد. اين دو روش در مقاله بعد توضيح داده خواهد شد.