در سيستم هاي حسابداري براي ثبت هر رويداد مالي از فرمي استفاده ميكنند كه به آن " سند حسابداري" گفته ميشود. سندهاي حسابداري به دو نوع دستي و كامپيوتري تقسيم ميشود. در سندهاي دستي كه به صورت سنتي ازآنها استفاده ميشده است، ابتدا سند را چاپ ميكردند و سپس به صورت دستي اطلاعات را در آن وارد ميكردند. البته اين روش امروزه كاربرد چنداني ندارد.
در اسناد كامپيوتري ، فرم خام سند توسط كامپيوتر نمايش داده ميشود و پس از نمايش اطلاعات توسط كاربربا استفاده از كامپيوتر، در سند وارد ميشود.
نمونه سند دستي و سند كامپيوتري نرم افزار حسابداري پيشرو در تصاوير زير قابل مشاهده است .
درسند حسابداري همانطور كه در تصاوير فوق قابل مشاهده است، اطلاعات زير ديده ميشود:
در انتهاي سندنام تاييد كننده سند درج ميگردد
انواع سند
هر سند داراي چند رديف است كه در هر رديف حساب يا حساب هايي بدهكار و برخي از حساب ها نيز بستانكار ميشوند. در علم حسابداري به هر رديف يك آرتيكل گفته ميشود.
با توجه به تعداد آرتيكل هاي موجود در اسناد حسابداري دو نوع سند وجود دارد:
تعريف سند ساده
سند حسابداري كه در تنها دو آرتيكل وجود دارد سند ساده ناميده ميشود. به اين معنا كه يك آرتيكل در سمت بدهكار و يك آرتيكل در سمت بستانكار نمايش داده ميشوند
تعريف سند مركب
سند حسابداري كه در آن تعدا آرتيكل ها بيش از دوآرتيكل باشد سند مركب ناميده ميشود. به اين معنا كه در هر سمت سند ميتواند چند آرتيكل وجود داشته باشد. تنوع چينش آرتيكل ها به شرح زير ميباشد
البته بايد اين نكته را در نظر داشت كه در تمام انواع سند ميبايست جمع طرف بدهكار و جمع طرف بستانكار با هم برابر باشد.
ثبت اسناد مركب نسبت به اسناد ساده معايب و مزايايي دارد . مهمترين مزيت اسناد مركب، كاهش تعداد اسناد و مهمترين معايب آن عدم امكان تحليل سند در زمان ثبت سند دستي ميباشد.