در سال‌هاي اخير پيشرفت‌هاي بسياري درزمينه استفاده از نرم افزارهاي CRM رخ داده است. با اين وجود هنوز هم كاركنان فروش براي ثبت كامل اطلاعات مشتريان و نيز پيگيري آنها از طريق نرم‌افزار، مقاومت كرده و ترجيح مي‌دهند با استفاده از كاغذ و به صورت سنتي كار را پيش ببرند. در ادامه راه‌كارهايي ارائه شده است تا كاربران راحت‌تر با اين نرم افزارها منطبق شوند:
چنانچه دسترسي كاركنان به نرم‌افزار CRM فقط از طريق ورود به شبكه رايانه شركت باشد، ميزان پذيرش آنها پايين خواهد آمد. براي اين مورد مي‌توانيد از نرم افزارهايي استفاده كنيد كه از طريق مرورگر اينترنت (Browser) به كاركنان دسترسي مي‌دهند.
تلفن‌هاي هوشمند امروزه در هر زمان و مكاني مي‌توانند به اينترنت متصل باشند. از نرم افزارهايي استفاده نماييد كه از طريق اپليكيشن امكان دسترسي به داده‌هاي مشتريان را به كاركنان مي‌دهند. اين دسته نرم‌افزارها ميزان پذيرفته شدن بالاتري دارند.
چنانچه فرايند فروش شما به گونه‌اي است كه پرسنل مي‌بايست تماس‌هاي زيادي با مشتريان داشته باشند، امكان شماره گيري از داخل CRM را برايشان ايجاد كنيد. همچنين اگر در فرآيند فروش شما پيش‌فاكتور و پروپوزال بسياري براي مشتريان ارسال مي‌شود، اين امكان را در نرم‌افزار CRM به وجود آوريد.
اطمينان حاصل نماييد مديران فروش قبل از كارشناسان فروش با نرم افزار CRM آشنا شده‌اند. در صورتي كه مديران ارشد به صورت منظم گزارشات مختلف نرم‌افزار CRM را بررسي كنند، كاركنان انگيزه بيشتري براي ثبت و به‌روزرساني اطلاعات پيدا مي‌كنند.
اطمينان حاصل كنيد كه نظرات كاربران نهايي را در انتخاب نرم‌افزار CRM در نظر گرفته‌ايد. به خاطر داشته باشيد كه قابليت به كارگيري يك نرم‌افزار (Usability) با قابليت پذيرفته شدن آن توسط كاربران (Adoptability) متفاوت است.
به صورت دوره‌اي گزارش‌هاي اعضاي تيم فروش را منتشر كنيد. با تحريك حس رقابت‌پذيري و انگيزه صعود به بالاي ليست در كاركنان فروش ، اين رقابت را ايجاد كنيد. آنها دوست ندارند كه ساير همكاران‌شان متوجه شوند كه داده‌هايشان در CRM به‌روز نيست.
بيشتر نرم‌افزار هاي CRM به امكاناتي نظير اتصال به پنل پيامك، ايميل و فكس مجهز شده‌اند. استفاده از اين نرم افزارها باعث مي‌شود تا فروشندگان دسترسي بهتري به اطلاعات متقاضيان داشته باشند.
از عواملي كه كاركنان را از كار كردن با نرم افزار CRM دور مي‌كند وجود فيلدهاي زياد براي ثبت اطلاعات مشتريان مي‌باشد. از نرم‌افزاري استفاده نماييد كه امكان ورود خودكار اطلاعات مشتريان را به پرسنل بدهد.
براي كاربراني كه بيشتر با نرم‌افزار كار كرده و خود را با آن تطبيق داده اند پاداش و يا امتياز خاص در نظر بگيريد.
اطميان حاصل كنيد كه كارمنداني كه قرار است با نرم افزار كار كنند به طور كامل با روش‌هاي به كارگيري اين ابزار آشنا هستند و كارمندان جديد نيز به خوبي آموزش مي‌بينند. به كاربران يادآوري كنيد كه از كجا مي‌توانند فايل‌هاي آموزش آنلاين نرم افزار را مشاهده كنند و چگونه جواب سوالاتشان را بيابند.