بسياري از مديران در زمان تهيه نرم‌افزار CRM تنها زمان خريد نرم افزار را در نظر گرفته و به آينده آن توجه ندارند. تصور كنيد مبلغ قابل توجهي صرف آموزش و سفارشي سازي نرم افزار گرديده ولي به نتيجه لازم نرسيده ايد. در اين صورت يا بايد قيد هزينه هاي پرداختي را زده و نرم‌افزار ديگري تهيه نماييد و يا با تمام مشكلات موجود كار خود را با همين نرم‌افزار ادامه دهيد. در ادامه به نكاتي اشاره مي‌شود كه مي‌تواند در درازمدت باعث نااميدي شركت ها از نرم‌افزار و در نتيجه تعويض نرم‌افزار گردد. توجه به اين موارد كمك مي‌كند تا در زمان خريد مواردي كه در آينده ممكن است برايتان مشكل‌ساز شود هم در نظر داشته باشيد:
چنانچه براي كسب و كار خود به سفارشي سازي نياز داريد از همان ابتدا انتظارات خود را اعلام نماييد. در بسياري از پروژه‌ها، شركت‌ها براي سفارشي‌سازي نرم افزار CRM مطابق نيازمندي‌هاي كسب و كار و فرآيندهاي سازماني‌شان به بن‌بست مي‌رسند.
اطمينان حاصل كنيد كه نرم‌افزار خريداري شده متناسب با نياز‌هاي كاركنان است. چنانچه كاربران اصلي CRM به نرم‌افزار تهيه شده اعتماد نكنند احتمال موفقيت پروژه بسيار پايين خواهد بود.
هزينه ارائه خدمات پشتيباني مطابق با تعرفه نظام صنفي مي‌باشد. ولي ممكن است به دلايل مختلف هزينه‌هاي پشتيباني نرم افزارهاي CRM جهش بسيار زيادي داشته باشد. به عنوان مثال اگر يك كاربر با سابقه شركت را ترك كند، اطلاعات فراوان و ارزشمند خود در مورد نرم‌افزار را درباره آموزش، گزارش‌سازي و... به همراه خود از شركت خواهد برد. بنابراين آموزش نرم افزار به فرد جديد ممكن است به قدري مشكل باشد كه شركت تصميم بگيرد از نرم افزار ساده‌تري استفاده كند.
با رشد تكنولوژي تمايل افراد به دسترسي ساده تر به نرم‌افزار بيشتر خواهد شد. افراد تمايل خواهند داشت كه علاوه بر دفتر شركت، از هر مكان ديگري به اطلاعات نرم‌افزار دسترسي داشته باشند. همچنين تمايل دارند با ابزارهاي مختلف – مانند رايانه، لپتاپ، تلفن هوشمند – و پلتفرم‌هاي مختلف – مانند ويندوز، اندرويد، iOS – به CRM متصل شوند. محدوديت دسترسي باعث مي‌شود كه مشتريان ترجيح بدهند از راهكار بروزتري استفاده كنند.
با گذر زمان، ممكن است كاركنان سازمان به اين نتيجه برسند كه نرم افزار خريداري شده، متناسب با نيازهايشان نيست. اگر كاربران اصلي CRM - كه معمولا كاركنان واحدهاي بازاريابي، فروش و خدمات پس از فروش هستند – به اين راهكار اعتماد نكنند، احتمال موفقيت اين پروژه بسيار پايين خواهد بود.