بررسي حساب تفصيلي

ريز ترين سطح حساب ها در حسابداري، حساب تفصيلي است. نامگذاري اين سطح با نام تفصيلي به دليل ايجاد فاصله و تفكيك بين سطح حساب ها مي‌‌باشد.

در هر بنگاه اقتصادي، اين نوع كد حساب كاملا بر اساس فعاليت آن مجموعه مشخص مي‌‌گردد. تمام سر فصل هاي شخصي هر مجموعه شامل نام مشتريان، حسابهاي بانكي و ... در اين سطح قرار مي‌‌گيرد. قابل توجه است روش برخورد با سطح تفصيلي حسابها و تعداد سطوح تفصيلي مورد استفاده در هر بنگاه اقتصادي مي‌تواند متفاوت باشد. در حسابداري تفكيك حسابها به دلايل مختلف صورت مي‌‌گيرد.  به عنوان مثال موجودي نقد و بانك/ بانك‌ها كد حساب معين  بوده و حسابهاي بانكي در تفصيلي قرار مي‌‌گيرند.

در ادامه به برخي كاربرد هاي حساب تفصيلي اشاره مي‌‌گردد:

1. از حساب هاي تفصيلي جهت نمايش دقيق مشخصات اشخاص و نيز نوع ارتباط مالي آنها با شركت استفاده مي‌شود.
2. تفصيلي، امكاني جهت مشخص نمودن جزئيات بيشتر گروه حساب ها، حساب هاي كل، معين و جز (معين در معين) مي‌باشد.
3. حساب هاي تفصيلي بر خلاف حساب هاي كل، معين و جزء به تنهايي داراي ماهيت بدهكار يا بستانكار نمي‌ باشند و به تنهايي در ثبت اسناد قابل استفاده نيستند و حتما بايد با توجه به رويداد مالي در حال ثبت، سرفصل هاي مناسب انتخاب شده و پس از آن حساب تفصيلي مرتبط ثبت گردد.
4. حساب تفصيلي يونيك مي‌‌باشد. بنابراين براي گزارشگيري انعطاف‌پذيري بيشتري به حسابدار مي‌‌دهد. به عنوان مثال شخص هم مي‌ تواند با حساب دريافتني و هم حساب پرداختني در ارتباط باشد. بنابراين در صورت استفاده از تفصيلي مانده حساب شخص را با درنظر گرفتن هم دو حساب پرداختني و دريافتني مي‌ توان گرفت.
5. با توجه به تعداد زياد حساب هاي تفصيلي در شركت ها كه معمولا شامل نام مشتريان و فروشندگان، پرسنل و … است و هر يك از اين افراد نيز با حساب هاي خاصي مرتبط هستند بهتر است كه ابتدا گروه حساب هاي تفصيلي را ايجاد كرده و گروه هاي تفصيلي را با سرفصل هاي حسابداري مرتبط كنيم و بعد از آن اشخاص را در گروه هاي مربوطه تعريف نماييم. البته نرم‌افزار مورد استفاده مي‌‌بايست امكان ايجاد گروه تفصيلي را داشته باشد. برخي از گروه هايي كه مي‌ توان ايجاد كرد عبارتند از حساب هاي بانكي، اشخاص،پرسنل و ...

سطح ديگري از تفصيلي، تفصيلي شناور نام دارد. بسياري از نرم افزار هاي مالي امكان استفاده از تفصيلي شناور را فراهم كرده اند. برخلاف حساب تفصيلي، حساب تفصيلي شناور مستقل از معين تعريف شده و براي هر حساب در كل نرم افزار حسابداري يك كد حساب اختصاص داده مي‌شود. در صورت استفاده از تفصيلي شناور، در همان زمان ثبت سند مشخص مي‌‌شود كه اين حساب مربوط به كدام معين است. اين روش گزارشهاي بسيار قوي و جامعي را در اختيار حسابدار قرار مي‌دهد. با تهيه نرم‌افزار حسابداري جامع پيشرو رايانه امكان استفاده از تمام سطوح حسابداري مهيا خواهد بود.