صاحبان کسب و کار به دنبال نرم افزاري هستند تا بتوانند در کنار امکاناتي که به آنها ارائه ميدهد نيازي به تعويض نرم افزار نباشد. شايد پيش آمده باشد که بارها يک نرم افزار حسابداري در يک مجموعه تعويض شده باشد يا گاهاً ممکن است امکانات نرم افزار جوابگوي کار آن مجموعه را ندهند.
پس بايد شاخصه هايي بابت انتخاب نرم افزار در نظر داشت تا ضمن انتخاب درست نرم افزار حسابداري از متقبل شدن هزينه اضافي جلوگيري شود.
در ادامه به بررسي ويژگي يک نرم افزار مناسب حسابداري مي پردازيم:
يکي از اولويت هاي يک حسابدار براي استفاده از نرم فزار حسابداري سادگي و کاربردي بودن آن نرم افزار ميباشد که باعث استفاده هميشگي از نرم افزار خواهد بود. زماني که يک نرم افزار قابليت کاربري ساده اي داشته باشد، اگر امکانات اين نرم افزار کامل هم نباشد بدليل اينکه شخص ميتواند خيلي راحت کارهاي مربوط به صدور اسناد خود را در آن انجام دهد، اين نرم افزار براي آن شخص کاربردي خواهد شد . بنابراين کاربربه اين نرم افزار به عنوان ابزاري که ميتواند کارهاي روزمره خويش را در آن انجام بدهد نگاه ويژه اي خواهد داشت.
برخي از نرم افزارها امکانات خوبي دارند و در ضمن استفاده از آن راحت و کاربر پسند نيز هست، اما بدليل اينکه از اين نرم افزار فقط ميتوان براي صدور سند استفاده نمود اين نرم افزار کاربر را دچار مشکل مينمايد.به عنوان مثال وقتي که شخص براي صدور چک و يا ثبت دريافت چک امکانات مرتبط با سيستم خزانه داري را نداشته باشد در ثبت اينگونه موارد دچار مشکل ميگردد. براي اين مواقع ميبايست نرم افزار طوري طراحي شده باشد که در عين اين که ميتوند بصورت مستقل از صدور سند، سيستم خزانه داري را داشته باشد همچنين در صورت نياز اين سيستم بصورت يکپارچه ( و نه جزيره اي) با سيستم مالي در ارتباط باشد.
زماني که سيستم امکانات کافي را در هر قسمت داشته باشد و همينطور در اين سيستم يکپارچگي رعايت شده باشد، در نتيجه اين سيستم بصورت اتوماتيک قابليت ارايه گزارشات مرتبط با هر قسممت و يا بصورت کلي را دارا بوده و در نتيجه کاربر ميتواند گزارشات کاملي را از سيستم استخراج نمايد.
مهمترين اطلاعاتي که يک شرکت خواهد داشت اطلاعات حسابداري آن است. زماني که از يک نرم افزار با امنيت پايين استفاده ميشود امکان از دست رفت اطلاعات بالا خواهد رفت و از طرفي احتمال به سرقت رفتن آنها زياد خواهد شد. با انتخاب نرم افزار حسابداري پيشرو با اطمينان ميتوانيد اطلاعات خود را در اين سيستم بارگزاري نموده و از لحاظ نگهداري اين اطلاعات در ديتابيس اطمينان خاطر داشته باشيد.