هر شركت به هنگام تاسيس و قبل از شروع ثبت تراكنش‌هاي مالي خود ملزم به تعيين سال مالي براي اين كار مي‌باشد. سال مالي از 12 ماه تشكيل شده است. در كشور ايران به طور عرف سال مالي از فروردين هر سال آغاز و به اسفند آن منتهي مي‌شود. اما در اين زمينه استثنا هم وجود دارد. مثلا شركت عايق اصفهان و قند بيستون كرمانشاه سال مالي خود را از مهر آغاز كرده و به شهريور سال بعد منتهي مي‌كنند. يا مثلا صرافي ها سال مالي را از خرداد شروع مي‌كنند. به هر حال سال مالي با هر تاريخي آغاز شود، به محض رسيدن به تاريخ انتها مي‌بايست اختتام خورده و سال مالي جديد افتتاح شود. مفهوم اخختام سال مالي يكي از مهمترين مفاهيم موجود در حسابداري مي‌باشد. براي اين‌كار، كليه حسابهاي موقت يعني همان درآمدها و هزينه‌ها به يك حساب دائم كه اصولا سود و زيان جاري نام دارد، بسته شده و جمع جبري اين دو به عنوان سود يا زيان شركت مشخص مي‌گردد. سپس ماهيت حسابهاي دائمي در سند اختتاميه برعكس شده (يعني آن‌هايي كه مانده بدهكار دارند بستانكار، و آن‌هايي كه مانده بستانكار دارند بدهكار مي‌شوند) و سند افتتاحيه سال بعد به صورت معكوس اين سند اختتاميه خورده مي‌شود. به اين طريق مانده حسابهاي دائمي به سال مالي بعد منتقل شده و ثبت سند سال مالي جديد آغاز مي‌گردد.
در نرم‌افزار حسابداري پيشرو كليه اين مراحل به صورت كاملا اتوماتيك انجام مي‌گردد. ابتدا كليه حسابها از نظر داشتن مانده مناسب با ماهيتشان چك شده (مثلا حساب بانك و صندوق الزاما بايد مانده بدهكار و حساب درآمد بايد مانده بستانكار داشته باشد) و كليه سندها تاييد مي‌شوند. سپس يك حساب جهت بستن سود و زيان تعيين شده و كليه حسابهايي كه نوع آنها در سيستم موقت تعيين شده به اين حساب بسته مي‌شوند. در مرحله بعد مانده حسابهاي دائم معكوس گرديده و سند اختتاميه ثبت مي‌شود و همزمان سند افتتاحيه در سال مالي جديد ثبت مي‌گردد.
سرعت و دقت بالاي اين روش كمك شاياني به حسابداران هر مجموعه كرده و آنها را از وقت گذاشتن بيش از حد بي‌نياز مي‌كند.