انتخاب نرم افزار حسابداري مناسب

در گذشته عمليات نگهداري حساب‌ها و دفاتر و اسناد مالي شركت‌ها و كسب و كارها به صورت دستي انجام ميشد. اين كار علاوه بر صرف وقت بسيار عاري از اشتباهات نيز نبود. امروزه استفاده از نرم افزار حسابداري و اتوماتيك شدن بسياري از ثبت‌هاي مالي علاوه بر صرفه‌جويي در وقت تا حد بسيار زيادي از بروز اشتباهات در حساب و كتاب مالي جلوگيري مي‌كند. بسته به اينكه حجم كار يك شركت چقدر باشد، بايد نرم افزار حسابداري متناسب با آن خريداري شود. همچنين با توجه به نوع كار يك شركت كه ميتواند توليدي، تجاري و يا خدماتي باشد، نوع خاصي از نرم افزار مالي و يا حتي اداري قابل استفاده مي‌باشد. حتي نرم افزارهايي هم وجود دارند كه كاربر را بدون اينكه اطلاعاتي در زمينه كاري آن نرم‌افزار داشته باشد براي انجام آن كار كمك مي كنند. يعني مثلا فردي كه سررشته‌اي از علم حسابداري ندارد به راحتي با استفاده از يك نرم افزار حسابداري مناسب مي‌تواند به كار حسابداري بپردازد.

اما يك نرم افزار حسابداري مناسب داراي چه امكاناتي مي‌باشد؟ مسلما هر كس براي خود ايده‌هايي براي انتخاب يك نرم افزار مالي خوب در ذهن دارد. مثلا امكانات و تنوع زيرسيستم‌هاي موجود در آن، راحتي كار، قيمت مناسب، خدمات پس از فروش و غيره از جمله اين ايده‌ها مي‌باشند. در اين مقاله چند نكته براي انتخاب يك نرم افزار حسابداري مناسب را با هم بررسي مي‌كنيم.

  1. هر نرم افزار حسابداري داراي يك سري امكانات و همچنين زيرسيستم‌ها مي‌باشد. از جمله اين زيرسيستم‌ها مي‌توان به نرم افزار حسابداري مالي، انبارداري، خريد و فروش، چك و بانك و خزانه‌داري، حقوق و دستمزد، مديريت ارتباط با مشتري، دبيرخانه و اتوماسيون اداري و ... اشاره نمود. لازم است كه بدانيد براي كار خود نياز به كدام يك از اين زير سيستم‌ها داريد و همچنين امكانات هر كدام چه باشد. مثلا حسابداري مالي براي ثبت سند حسابداري و گزارش تراز مالي و دفترنويسي مالياتي، نرم افزار انبار و خريد و فروش جهت ثبت رسيد و حواله ورود و خروج كالا از انبار و محاسبه قيمت تمام شده و ثبت فاكتور خريد و فروش، نرم افزار حقوق و دستمزد جهت ثبت كاركرد پرسنل و قرارداد و مشخصات ايشان و صدور فيش حقوقي و نرم افزار خزانه داري براي ثبت چك ها و ورود و خروج پول به صندوق مورد استفاده قرار مي‌گيرد. پس شناخت كامل از نيازهاي خود و كاركرد هر نرم افزار براي انتخاب نرم افزار مناسب بسيار مهم است.
  2. با توجه به زيرسيستم‌ها و امكاناتي كه در بالا گفته شد، براي هر صنف و هر نوع كسب و كاري مي‌تواند نرم افزار خاصي طراحي شده باشد. مثلا براي صنف صرافي‌ها نرم افزار صرافي خاص، و يا براي پخش‌هاي مواد غذايي يا آرايشي و بهداشتي نرم افزار پخش مويرگي. پس اگر شما هم جزء صنف خاص و حوزه كاري منحصر به فردي مي‌باشيد حتما مي‌بايست نرم افزار تخصصي كار خود را شناسايي و آن را تهيه نماييد.
  3. براي خريد نرم‌افزار با ديگران مشورت كنيد. از همكارانتان بپرسيد كه از چه نرم‌افزاري استفاده مي‌كنند و آيا از آن راضي هستند يا خير. همچنين مي‌توانيد ليستي از مشتريان يك شركت نرم‌افزاري به دست آورده و با تني چند از آن‌ها تماس گرفته و نظرشان را در مورد نرم‌افزار آن شركت بپرسيد. سعي در يافتن يك نرم افزار حسابداري كاملا بي عيب و نقص كوششي بيهوده است. در عوض سعي كنيد نرم افزاري انتخاب كنيد كه هماهنگي بيشتري با كسب و كار شما داشته باشد.
  4. حتما در هنگام تهيه نرم افزار مالي با همكاران بخش حسابداري و فروش خود صحبت كرده و توقعات آن‌ها را درباره نرم‌افزار درخواستي بدانيد. مطمئن باشيد اگر بهترين نرم‌افزار موجود در بازار را هم انتخاب كنيد، چنانچه با سليقه و تفكر حسابدار و فروشنده‌هاي شما همخواني نداشته باشد، نمي‌تواند نتيجه و برآيند مورد انتظار شما را داشته باشد.
  5. بررسي كنيد كه نرم‌افزار قابليت به روزرساني و افزودن امكانات جديد و اصطلاحا كاستومايز شدن را داشته باشد. با توجه به پيشرفت كسب و كارها و همچنين اضافه شدن قوانين مالياتي و بيمه‌اي جديد در طول زمان، يك نرم‌افزار مالي مناسب بايد بتواند امكانات جديدي براي پياده‌سازي اين روش‌ها و قوانين به خود اضافه كند.

چگونه يك شركت بدون نرم افزار حسابداري مناسب شكست مي‌خورد؟

تنوع نرم افزار هاي حسابداري

چينش كدينگ در سطح تفصيلي

حساب و كدينگ حسابداري

ثبت سند حسابداري

اختتام سال مالي

دفاتر قانوني كل و روزنامه

 





مقالات مرتبط :

درخواست تماس