انتخاب نرم افزار مالي مناسب

 در قسمت اول مقاله نكاتي براي انتخاب يك نرم افزار حسابداري مناسب، به 5 نكته كليدي در اينباره اشاره نموديم. حال 5 نكته ديگر را در ادامه خواهيم آورد.

 

  1. نرم‌افزار بتواند ورودي و خروجي فايل‌هاي مختلف و پردازش آن‌ها را به خوبي انجام دهد. مثلا شما بتوانيد اطلاعات خود را از طريق فايل اكسل يا اكسس وارد برنامه كرده و يا از آن خروجي بگيريد و يا حتي فايل‌هاي بانكي خود را به نرم‌افزار داده و حساب‌هاي خود را به راحتي مديريت كنيد.
  2. نوع نرم‌افزار از نظر بستر نصب و كاركرد بسيار مهم است. چنانچه قصد استفاده از نرم‌افزار به صورت لوكال و فقط در دفتر كار خود داريد، يك نرم‌افزار دسكتاپ كه روي كامپيوتر شما نصب شده و اطلاعات آن نيز روي همان كامپيوتر يا سرور داخل شركتتان ذخيره مي‌شود گزينه مناسبي خواهد بود. اما چنانچه بخواهيد از مكان‌هاي مختلف به اطلاعات خود دسترسي داشته و از آنها گزارشگيري نماييد، بايد از نرم‌افزار تحت وب استفاده كنيد. نرم‌افزاري كه يا اطلاعاتش در سرور هاست اينترنت ذخيره مي‌شود و يا از طريق آي‌پي مي‌تواند نرم‌افزار نصب شده روي كامپيوتر شما را به ديتابيس موجود بر روي كامپيوتر ديگري در مكان ديگر وصل كند.
  3. مسلما كليه كارمندان شما به يك ميزان نبايد اجازه دسترسي به اطلاعات وارد شده به سيستم شما را داشته باشند. كارمند جزء واحد حسابداري نبايد به اندازه مدير مالي خود به اسناد ثبت شده و گزارشات مالي دسترسي داشته باشد. همينطور يك فروشنده ساده به اندازه مدير فروش خود. لذا به دنبال نرم‌افزاري باشيد كه بتواند دسترسي كاربران مختلف را به فرم‌ها و امكانات نرم افزار محدود كند.
  4. چنانچه نرم‌افزار مورد نظر شما امكان ارائه نسخه آزمايشي دارد حتما يك نسخه از آن را پيش از هر كاري دريافت و با آن كار كنيد تا از سادگي كار و امكانات زياد آن مطمئن شويد. البته كار با هر نرم‌افزار نياز به آموزش و يادگيري آن دارد. نميتوانيد توقع داشته باشيد كه يك شركت نرم‌افزارش را رايگان روي كامپيوتر شما نصب كرده و آن را آموزش بدهد تا شما تصميم بگيريد كه آيا به كار شما مي‌خورد يا نه. مي‌توانيد از فايلهاي راهنماي نرم‌افزار براي فهم چگونگي كار با آن استفاده كنيد.
  5. شايد به جرات بتوان گفت مهم‌ترين قسمت انتخاب هر نرم‌افزاري پشتيباني و خدمات پس از فروش آن مي‌باشد. علي‌الخصوص در مورد نرم‌افزارهاي مالي كه نگهداري از اطلاعات آن براي شركت امري حياتي به شمار مي‌آيد. قبلا هم در همين مقاله گفتيم كه بهتر است از مشتريان شركت نرم افزاري كه قصد داريد از آن خريد كنيد درمورد نرم‌افزار و امكانات و خدمات پس از فروش آن تحقيق كنيد. معمولا هر نرم‌فزار روي قرارداد خريد خود يك دوره پشتيباني رايگان نيز ارائه مي‌كند كه در آن دوره با نحوه و كيفيت خدمات پس از فروش آن شركت آشنا خواهيد شد. بعد از اتمام اين مدت، تمديد پشتيباني نياز به پرداخت هزينه از سوي شما مي‌باشد. اين هزينه توسط سازمان نظام صنفي رايانه‌اي تعيين مي گردد و شركت نرم‌افزاري نمي‌تواند رقمي بيشتر از آن پرداخت كند. بهتر است هزينه اعلام شده را پرداخت و نرم‌افزار خود را بيمه نماييد، زيرا امكان رخداد هر واقعه‌اي براي نرم افزار وجود دارد و شما بي شك به خدمات شركت فروشنده‌تان نياز خواهيد داشت. پس چه بهتر كه اسم شما در ليست مشتريان تحت قرارداد آن شركت باشد تا اين شركت بابت ارائه خدمات به شما تعهد داشته باشد.

در نهايت بهتر است براي خريد نرم افزار حسابداري مناسب تحقيقات گسترده‌اي به عمل آوريد. با شركتهاي توليد كننده نرم‌افزار تماس گرفته و با آن‌ها قرار دموي حضوري بگذاريد. در جلسه دمو خواسته‌هاي خود را مطرح كرده و از نمايش‌دهنده برنامه بخواهيد آن‌ها را در برنامه به شما نشان دهند. هنگام عقد قرارداد هم ليستي از امكانات نرم‌افزار را پيوست قرارداد كرده و با دقت مطالعه كنيد تا چيزي از قلم نيفتد. ضمنا با كارمندان شركت نرم‌افزاري در هنگام آموزش و كار با نرم‌افزار همكاري لازم را به عمل آوريد تا بتوانيد بهترين بازخورد را از برنامه خريداري شده داشته باشيد.





مقالات مرتبط :

درخواست تماس