با توجه به حجم بالای گردش کار در بعضی سازمانها و وجود بورکراسی اکثر سازمانها تمایل به استفاده از سیستم‌های نرم افزاری جهت حذف کاغذ و گردش کار در قسمت‌های مختلف سازمان بدون استفاده از کاغذ دارند این روش که در عرف اصطلاحاً paperless نامیده میشود در اکثر سیستم‌های اتوماسیون اداری در مدلهای مختلفی وجود دارد که شرکت به سامان پیشرو رایانه نیز قسمتی برای استفاده از سیستم paperless در اتوماسیون اداری قرار داده است. بعضی از امکانات این سیستم به شرح ذیل میباشد:
• تعريف سطوح دسترسي جهت نامه ها (عادي، محرمانه، سرّي و...) • تعريف اولويت نامه (عادي، فوري، خيلي فوري،...) • امکان ايجاد نامه هاي مرتبط و تعريف انواع ارتباطات جهت گردش مکاتبات اداری نامه ها(عطف، پيرو،...) • طبقه بندي اتوماتيک نامه جهت گردش نامه • طبقه بندي گيرنده ها جهت هر يک از پرسنل • طبقه بندي نامه ها در پوشه هاي قابل تعريف به شکل درخت واره و در سطوح نامحدود • امکان تعريف پوشه هاي عمومي و شخصي در سیستم دبیرخانه • مشخص نمودن مسئوليت و سمت‌ها در چارت سازماني • امکان تعريف ارتباط بين سمت‌ها در چارت سازماني • امکان تعريف الگو‌هاي (قالب) نامه از هر نوع به صورت عمومي و شخصي در نرم افزار دبیرخانه • بايگاني عمومي و شخصي با امکان طبقه بندي در سطوح نامحدود • امکان تعريف سطوح دسترسي در شاخه هاي مختلف بايگاني عمومي جهت امکان تعريف مراحل • گردش مکاتبات اداری نامه و پيگيري آن • امکان مشاهده نامه هاي مرتبط با يکديگر در نرم افزار اتوماسیون اداری • امکان کنترل کارتابل و نامه هاي فرستاده ديگر کاربران (در صورت داشتن مجوز) • امکان ورود تصوير و اسکن فایل ها از طريق اسکنر • امکان مشاهده سابقه نامه به صورت درختواره • امکان تعريف قرارهاي ملاقات و ... • ثبت همایش‌ها و جلسات • امکان تعریف لیست وظایف جهت هر پرسنل • تنظيم گزارش کار روزانه برطبق نامه هاي ارسالی به هر يک از پرسنل • تعيين سطح دسترسي هر يک از کاربران جهت مشاهده نامه ها
نرم افزار دبیرخانه نرم افزار بایگانی