سیستم تدارکات جهت مکانيزه نمودن سيکل درخواست کالا در سازمان‌ها و کارخانجات به کار مي‌رود بدين صورت که ابتدا واحدی که کالای خاصی را نیاز دارد درخواست کالا از انبار را صورت می دهد. اگر کالا موجود باشد که بصورت یک حواله داخلی صادر میشود؛ در غیر اینصورت تبدیل به درخواست خرید شده و سپس این درخواست تبدیل به مجوز خرید میگردد؛ در این مرحله در صورتی که از سیستم ارزیابی تامین کنندگان نیز استفاده شده باشد، میتوان بهترین تامین کننده مربوط به آن کالا را انتخاب نمود و پس از خرید کالا و ثبت فاکتر خرید و رسید انبار، کالای مورد نظر را در اختیار واحد درخواست کننده قرار داد. امکانات بیشتر این سیستم در ذیل آمده است:
• امکان تعریف کدینگ انواع ساختار سازمانی • امکان تعریف کدینگ ساختار سازمانی • امکان تعریف کدینگ بخش های سازمانی • امکان تعریف واحد های سازمانی • امکان تعریف واحد سنجش کالا (اصلی،کمکی، ضرایب تبدیل و تلورانس تبدیل) • دسته بندی کالاها به سه سطح گروه، نوع و مدل کالا و تعیین وضعیت کالا(سطوح کالا) • امکان تخصیص کدینگ رشته ای و عددی و همچنین تعیین و چاپ بارکد برای هر کالا • امکان تعریف انواع رسید و حواله (داخلی و خارجی) • امکان تخصیص کالا به یک یا چند انبار و تعیین موجودی اول دوره کالا در هر انبار • امکان تعریف تامین کنندگان در سطح نوع طرف حساب. • امکان تعیین پارامترهای دستبه بندی در سطح تامین کنندگان. • امکان تعیین پارامترهای رتبه بندی در سطح کالا. • تعیین کالاهای مربوط به هر تامین کننده. • انتخاب لیست تامین کنندگان در هنگام ثبت مجوز خرید و فاکتور خرید. • درخواست کالا از انبار • در صورت وجود کالا حواله داخلی جهت واحد درخواست کننده • در صورت عدم وجود، تبدیل درخواست کالااز انبار به درخواست خرید • تبدیل فرم درخواست خرید به مجوز خرید با توجه به تامین کننده • امکان انتخاب تامین کننده در فرم مجوز خرید برای هر کالا • تبدیل فرم مجوز خرید به رسید موقت یا رسید دایم • تبدیل رسید موقت به دایم با توجه به کنترل کیفیت • تیدیل رسید دایم به فاکتور خرید • امکان تبدیل فاکتور خرید به رسید • با توجه به وجود کالا در انبار حواله داخلی جهت واحد درخواست کننده کالا • گزارشات متنوع از چرخه گردش کالا در انبار