در عصری که مکاتبات کاغذی بخش عمده‌ای از فعالیت شرکتها و سازمانهای تجاری را در برگرفته است، هزینه‌های کمرشکن تهیه محصولات کاغذی، لزوم بایگانی این اسناد کاغذی که نیاز به فضای اختصاصی روزافزون دارد، مشکلات جستجو میان این اسناد و مدارک که هرقدر هم طبقه‌بندی به کار برده شده دقیق‌تر باشد باز هم جستجو زمان‌بر است و به سختی انجام می‌شود، و خطر از بین رفتن طبیعت جهت تهیه این محصولات مشکلاتی است که گریبان‌گیر جوامع بشری شده است. خوشبختانه امروزه با پیشرفت تکنولوژی، برای این موضوع راه‌حل‌های متعددی وجود دارد که یکی از آن‌ها استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی و اتوماسیون اداری می‌باشد. از جمله امکانات موجد در نرم‌افزار دبیرخانه پیشرو عبارت است از:
• طبقه بندی اتوماتیک نامه • امکان تعریف پوشه های عمومی و شخصی • طبقه بندی گیرنده ها جهت هر یک از پرسنل • تعریف سطوح دسترسی جهت نامه ها (عادی، محرمانه، سری و...) • تعریف اولویت نامه (عادی، فوری، خیلی فوری،...) • تعریف اشخاص و سازمان های طرف مکاتبه در خارج از سازمان • استفاده از ساعت و تاریخ دستگاه مرکزی (server )، در هنگام ثبت اطلاعات • امکان ایجاد نامه های مرتبط و تعریف انواع ارتباطات (عطف، پیرو،...) • طبقه بندی نامه ها در پوشه های قابل تعریف به شکل درخت واره و در سطوح نامحدود • ارجاع و ارسال اسناد و نامه های بایگانی شده به کارتابل کاربران • مشخص نمودن مسئولیت و سمت ها در چارت سازمانی • امکان تعریف ارتباط بین سمت ها در چارت سازمانی • امکان تعریف الگو های (قالب) نامه از هر نوع به صورت عمومی و شخصی • امکان تعریف امضای کاربران به صورت عکس و انتقال آن به انتهای نامه • بایگانی عمومی و شخصی با امکان طبقه بندی در سطوح نامحدود • امکان تعریف سطوح دسترسی در شاخه های مختلف بایگانی عمومی جهت امکان تعریف مراحل گردش نامه و پیگیری آن • امکان مشاهده نامه های مرتبط با یکدیگر و گردش اتوماسیون اداری • ارسال و دریافت نامه از طریق پست الکترونیکی (Email)، پیامک(SMS)، فکس با استفاده از رابط برنامه (Winfax) • امکان کنترل کارتابل و نامه های فرستاده دیگر کاربران (در صورت داشتن مجوز) • امکان تعریف لیست وظایف هر پرسنل • امکان خواندن تصویر از طریق فایل و اسکنر • امکان مشاهده سابقه نامه به صورت درخت واره • امکان تعریف قرارهای ملاقات، همایش و جلسات • امكان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه • امکان نگهداری ضمایم در دیتابیس، Shared Folder و FTP Server • امکان اضافه کردن فايل هاي پیوست بطور نامحدود در کارتابل کاربران • تنظیم گزارش کار روزانه برطبق نامه های ارسالی به هر یک از پرسنل • امکان ارسال اطلاعات با فرمت های مختلف از جمله Excel ، Word و... • تعیین سطح دسترسی هر یک از کاربران جهت استفاده از بخشهای مختلف نرم افزار دبیرخانه